Chatbot für Bewerberinnen und Bewerber mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz im Recruiting

Fragestellung

Wie können KI-Anwendungen im Recruitingprozess zu einer Effizienzsteigerung in standardisierten Auswahlprozessen führen und ein Chatbot als bewerberfreundliches Kommunikationsmittel individuell eingesetzt werden?

Beschreibung der Challenge

Wie ist die aktuelle Situation (konkrete Hintergrundinformationen und Grundverständnis zur Problematik vor Ort)?

• Chatbot: viele Anfragen zu standardisierten Prozessschritten gehen ein (z.B. Prozessdauer, Ablauf von Verfahren, Ansprechpartner/innen, …), Recruiter/innen nicht durchgehend telefonisch oder per Mail erreichbar, Rückrufe und Rückmeldungen nur verzögert möglich, binden Kapazitäten, keine festen Sprechzeiten
• Inhaltliche Fragen von Bewerbenden werden von Bürosachbearbeiter/innen angenommen zu aktuellen Stand der Stellenausschreibung, fachliche Fragen werden an Recruiter weitergeleitet
• Fragebögen: Fragebögen werden manuell in jedem Verfahren vom Recruiter/in erstellt und formatiert, inhaltliche Orientierung an Aufgabenprofil und erforderlichen Kompetenzen der Stelle, es wird auf Fragen aus vergangenen „eigenen“ Verfahren zurückgegriffen oder neue Fragen konzipiert, Austausch von Fragen zwischen Recruiter/innen erfolgt nicht regelmäßig, Formatierung erfolgt anhand von Word-Vorlage, manuelle Anpassung in der Formatierung nötig

Woher kommt der Handlungsbedarf?

• Chatbot: Näher am Bewerber zu sein, verbessere Kommunikation mit Bewerbern, schnellere Kommunikation
• Viele Talente entscheiden sich während des Recruiting-Prozesses für eine andere Stelle (Attraktivität/ Reaktionsgeschwindigkeit/ Kommunikationsinstrumente der Mitstreiter)
• Talente bereits während des Recruitingprozesses an das Unternehmen/die Arbeitsstelle/Kollegen heranführen
• Fragebögen: aktuell kein zentraler Speicherort für Standardfragen für alle Recruiter/innen, manuelle Prüfung und Auswahl von Fragen in jedem Verfahren erforderlich und zeitaufwändig, keine einheitliche Struktur der Fragen

Welchen Mehrwert soll die Lösung bieten?

• Chatbot: stellt modernes Kommunikationstool dar, intuitive Informationsbeschaffung, ersetzt die bisherige „FAQ-Info-Seite“, Interessenten erhalten nur jene Information schnellstmöglich, die zu deren Anfrage passt, unabhängig von Erreichbarkeit/Verfügbarkeit der Ansprechpartner/innen – es muss nicht lange auf eine Rückantwort gewartet werden
• Vorteile:
  • Transparenz und Klarheit über neue Stelle und Tätigkeit
  • Entlastung Personalabteilung
  • Frühfluktuation reduzieren
• Fragebögen: jede/r Recruiter/in kann aus der gleichen „Datenbank“ aus standardisierten Fragen schöpfen, passgenauere und vielfältigere Fragestellungen möglich, Standardfragen haben alle gleiches Muster/Struktur und lassen sich individuell anpassen, Zeitersparnis, einheitliche, schnellere Formatierung der Fragebögen

Vision / erwartetes Ergebnis

Welches konkrete Ergebnis / welche Art von Lösung wird gesucht?

• Chatbot zur Beantwortung von Fragen zum Stellenbesetzungsprozess auf leipzig.de

• Automatische Fragebogenerstellung auf Grundlage von Stellenprofil und/ oder Integration einer Datenbank als Speicherort für standardisierte Fragen: Sortierung nach Kompetenzen mit Abruf-/Filterfunktion (Baukastenprinzip), um schnell eine Auswahl an Fragen zu bestimmten Kompetenzen zusammenstellen zu lassen, die sich anschließend individuell anpassen oder erweitern lässt
• Vorschlag über ChatGPT möglich (als Einsatztool für Recruiter), wenn nicht über separate App/ Datenbank umsetzbar
• keine Integration mit rexx Bewerbermanagementsystem möglich (rexx bietet dazu nichts an, da sie selbst entwickeln)

Wie soll diese genutzt werden?

• Chatbot: über Einbindung auf leipzig.de tägliche Nutzung, unbeantwortete Fragen werden für Mitarbeitende an E-Mailadresse weitergeleitet
• KI gestützte Videospiele in Bezug auf die Stelle/Abteilung
• virtuellen Buddy für FAQs während des Onboardings (eine Art Alexa/Siri)
• Fragebögen: Erstellung Fragebogen auf Basis von Kompetenzprofil/ vorangegangener ähnlicher Stellenbesetzungsverfahren, ggf. Vorschlag über ChatGPT möglich (für Recruiter)

Welche Rahmenbedingungen (technische-, gesetzliche-, regulatorische-, …) müssen berücksichtigt / eingehalten werden?

• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und IT-Sicherheit gemäß SächsDsDG (im laufenden Arbeitsprozess erfolgt Austausch und Abstimmung dazu mit Datenschutzbeauftragten der Stadt Leipzig)
• Umsetzung der Webanwendung bzw. App barrierefrei gestalten gem. BITV 2.0/ WCAG Richtlinien (Abstimmung zur Einhaltung im laufenden Arbeitsprozess mit Koordinatorin für barrierefreie Kommunikation der Stadt Leipzig)
• Chatbot ggf. auf leipzig.de einbinden

(Schnittstelle an rexx Bewerbermanagementsystem nicht möglich)

Ansprechpartner

Victoria Illmer
Projektleiterin Digitalisierung
Personalamt

Tel.: 0341 1232718
E-Mail: Victoria.Illmer@leipzig.de

Weiterführende Informationen

Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement 2023): KGSt-Denkanstoß: Künstliche Intelligenz in der Kommunalverwaltung (u.a. S. 11 EU-Risikoklassen zur Anwendung von KI). Köln.

Behrndt, J. (n.n.): Wie Ihr Unternehmen von Künstlicher Intelligenz (KI) profitieren kann. Bielefeld.

Völke, U. (2020): Recruiting Intellicence Guide. Wiesbaden: Haufe Onboarding-Studie 2023 zeigt, verzeichnet über ein Drittel der Arbeitgeber Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag. Bei über der Hälfte führen falsche Erwartungen der Neuen zur Frühfluktuation.

https://www.rexx-systems.com/bewerbermanagement/