Einführung einer AI-basierten Krankentransport-Dispositionssoftware in der Integrierten Regionalleitstelle Leipzig (IRLS)

Fragestellung

Welche Möglichkeiten bestehen, den aktuellen telefon-basierten Anmeldeprozess für Krankentransporte in der IRLS Leipzig zu digitalisieren und mit einer webbasierten Anmeldemöglichkeit in Kliniken und medizinischen Versorgungseinrichtungen zu optimieren, um somit die Hotline des qualifizierten Krankentransportes (19222) deutlich zu entlasten?

Beschreibung der Challenge

Im Bereich Krankentransport kommt es regelmäßig zu unlösbaren Herausforderungen und Verzögerungen, weil grundsätzlich primär mathematische Problemstellungen (Entfernungen, Routeneffizienz etc.) nicht adäquat gelöst werden. Dies sind Probleme der Warteschlangentheorie und der optimalen Disposition unter Vermeidung von Leerfahrten bzw. optimale Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Diese Themen sind mit Erfahrung und Wissen gut durch die Disponenten der Leitstelle manuell lösbar, jedoch kommt es gerade in Mangelsituationen und Überlastfällen schnell zu Fehlern, die diese Kette aus dem Gleichgewicht bringen. In Mangelsituationen wird nicht korrekt disponiert, eher nach dem Motto first come, first serve.

So liegt die aktuelle Rufannahmequote bei der Rufnummer 19222 in der IRLS Leipzig bei 55%. Dies bedeutet, dass 45% der Anrufe nicht bedient werden können. Dabei ist zu beachten, dass nicht alle Mitarbeiter des Bereichs KT-Disposition nur Telefondienst ausführen können, es ist auch zu disponieren. Die Annahmequote kann nicht durch Erhöhung des Personals verbessert werden, da dieses nicht unendlich zur Verfügung steht. Auch die Arbeitsplätze sind begrenzt, die für diese Aufgabe in der Leitstelle Leipzig zur Verfügung stehen. Das Transportmanagement der Integrierten Regionalleitstelle Leipzig ist aufgrund der gestiegenen Bedarfe des Krankentransportes unzureichend aufgestellt. Zudem führen durch die Kostenträger empfohlene Reduktionen der Krankentransportvorhaltung zu einer weiteren Verschlechterung der Krankentransportverfügbarkeit. Als Folge werden Patienten nicht mehr zeitgerecht zu den Terminen abgeholt, die Anzahl der Leerfahrten steigt, was die Transportplanung zusätzlich erschwert. Eine Rückmeldung an die Krankenhäuser oder Patienten über die Ankunft eines KTW-Fahrzeugs erfolgt nicht.

Regelmäßig kommt es aus der Integrierten Regionalleitstelle Leipzig zu den Rückmeldungen, dass die vorhandenen Kapazitäten im Krankentransport den Bedarf des Tages nicht abdecken. Eine Planung / Übersicht für die Disponenten und Disponentinnen ist hinsichtlich einer direkten variablen Zuordnung von Einsätzen auf die einzelnen Rettungsmittel sehr schwierig. Werden im Laufe einer Dienstschicht Einsätze angenommen, sind diese schwer in die schon bestehende Vorplanung zu integrieren. Die Auslastung der Mittel liegt über eine Tagesschicht in der Stadt Leipzig in der Regel bei 100%.

Es kommt dann z.B. zu:
• vermehrten Leerfahrten
• dass «Umdisponieren» schon vergebener Einsätze an ein freiwerdendes Fahrzeug ist, nahezu unmöglich
• Problemen mit Arztpraxen, insbesondere auch Dialysepraxen wegen hohen Wartezeiten und nicht rechtzeitig zugeführten Patienten
• Androhungen von Schadenersatzforderungen durch Praxen, die ihre Patienten länger betreuen müssen, auch über die Öffnungszeiten hinaus
• Anfragen der IRLS zur Inbetriebnahme zusätzlicher Krankentransportwagen
• Priorisierung der abzuarbeitenden Krankentransporte, vorranging Dialysefahrten
• tägliche Einsatzfahrten über die Vorhaltezeit hinaus (arbeitsrechtlich > Mehrarbeit / Überstunden)

Vision / erwartetes Ergebnis

Um die Lösung für das Projekt Digitalisierung Krankentransport zu finden, genügt ein Blick zu anderen Fahrdiensten. Prinzipiell ist der Krankentransport nicht wesentlich unterschiedlich im Vergleich zum Taxi-Gewerbe. Kunden bzw. Patienten müssen in geeigneter Weise von A nach B und sollten sich dabei wohlfühlen.

Für die Digitalisierung des Krankentransports bedarf es der disruptiven Übernahme der Technologie aus dem Taxi-Gewerbe. Dabei ist zu beachten, dass in der IRLS Leipzig kein neues Einsatzleitsystem eingeführt werden darf. Die Leitstelle arbeitet prinzipiell in dem sachsenweit einheitlichen Einsatzleitsystem der Firma Vivasecur, einer vertrauten und bewährten Umgebung, um Synergieeffekte und Einsatzübergaben zwischen den Leitstellen nutzen zu können. So kann im Überlastfall die Notrufannahme auch durch den Bereich Krankentransport in der Leitstelle erfolgen, wenn alle Calltaker belegt sind und Notrufe überlaufen. Am Wochenende wird der Bereich Krankentransport durch die Notruf-Bearbeiter übernommen, da das Aufkommen so gering ist, dass sich kein Extra-Personal in der Leitstelle für die Disposition des Krankentransports rentiert. Ein optimiertes Krankentransport-Planungsmodul muss somit über eine Schnittstelle innovativ in das bestehende System integriert werden.

Es sind für die Lösung folgenden Komponenten erforderlich:
• AI-basierte Routing-Plattform als Modul, cloudbasiert
• Schnittstelle zum Einsatzleitsystem der IRLS Leipzig
• KTW-App für die Übergabe der Transportdaten
• Web-Booker für medizinische Einrichtungen
• Analyse-Tool zur Ressourcenplanung und -optimierung
• Mobile App für Patienten
• Web-Booker für Patienten

Durch die Einführung der Technologie soll ein optimierter KTW-Ressourceneinsatz mit weniger Leerfahrten erfolgen. Die Arbeitsbelastung der Leitstelle wird durch weniger Anrufe sinken, es kann konzentriert mit Hilfe des Systems disponiert werden. Die Arbeitsbelastung bei der Anmeldung von Krankentransporten sinkt in Kliniken und MVZ. Die KTW-Besatzung und Patienten sind durch optimierte Transporte deutlich zufriedener. Die generelle Zufriedenheit im Bereich Krankentransport wird auch das Thema Arbeitsumfeld, Arbeitsbedingungen und Arbeitskräftemotivation erhöhen, sobald die Erkenntnis eintritt, dass mit dem System alle Bereiche profitieren – disruptiver Transfer von Funktionen aus dem Taxi-Business (trotz aller Befürchtungen, funktioniert dies weiterhin). Die wesentliche Ressource Mensch wird durch die Einführung der Technologie deutlich entlastet.

Ansprechpartner

Holger Groß
Leiter Informationstechnik Branddirektion Leipzig
Tel.: +49-341-1239580
E-Mail: holger.gross@leipzig.de

Marika Plöthner
Sachgebietsleiterin Medizin und Bildung
Tel.: +49-341-1239608
E-Mail: marika.ploethner@leipzig.de

Weiterführende Informationen

• Miro Board (externer Link)